Secretária (o) Executivo

Missão do Cargo

A pessoa neste cargo atua como braço direito do CEO, sendo responsável por organizar sua rotina, antecipar necessidades e destravar, em seu nome, as questões que represam o andamento do negócio entre os diferentes setores da empresa.

Mais do que uma função de apoio administrativo, este é um cargo de confiança e de gestão de prioridades: quem ocupa esta posição precisa entender o negócio o suficiente para tomar pequenas decisões em nome do CEO, identificar o que é urgente, o que pode esperar, e o que precisa ser resolvido antes mesmo de ser pedido.

Principais Responsabilidades

Gestão de Agenda e Rotina

• Organizar, otimizar e proteger a agenda do CEO, equilibrando compromissos profissionais e pessoais, viagens, reuniões e tempo de trabalho.

• Antecipar conflitos de horário e propor soluções antes que se tornem problema.

• Preparar o CEO para cada compromisso, com a informação certa, no momento certo, sem necessidade de cobrança.

2 Suporte Pessoal

• Auxiliar em demandas pessoais do CEO que impactam diretamente sua disponibilidade e qualidade de atenção ao negócio (compromissos particulares, documentos, providências do dia a dia).

• Atuar com discrição e bom senso na fronteira entre vida pessoal e profissional, sempre resguardando a privacidade do CEO e da família.

Interface entre Setores

• Ser o ponto de contato entre a diretoria e as demais áreas da empresa (produção, criação, comercial, financeiro, RH), garantindo que demandas represadas avancem.

• Identificar onde um processo está parado, entender o motivo e acionar a pessoa certa para resolver, sem esperar que o problema chegue à mesa do CEO sem solução encaminhada.

• Levar ao CEO apenas o que de fato exige sua decisão, já com o contexto organizado e as opções mapeadas.

Aprovações e Fluxo de Decisões

• Organizar o fluxo de aprovações do CEO, incluindo comercial, financeiro e fornecedores, garantindo prazos e evitando acúmulo.

• Fazer follow-up ativo de pendências, cobrando retorno das áreas envolvidas e mantendo o CEO informado sobre o status de cada aprovação em aberto.

Objetivação do Dia a Dia

• Tornar o dia a dia do CEO mais simples, direto e produtivo, eliminando ruído, redundância e burocracia desnecessária.

• Propor rotinas e pequenos processos que evitem que os mesmos problemas se repitam semana após semana.

Apoio à Pesquisa e Desenvolvimento de Produto

• Apoiar o CEO na pesquisa de tendências, referências, fornecedores e materiais ao longo do desenvolvimento das coleções.

• Organizar informações, orçamentos e materiais de apoio durante o processo de criação e desenvolvimento de produto.

• Acompanhar prazos do calendário de coleções e sinalizar antecipadamente riscos de atraso em qualquer etapa do processo.

Perfil e Requisitos

Formação e Experiência

• Superior completo em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.

• Experiência prévia como secretária(o) executiva(o), assistente de diretoria ou função similar de assessoramento direto a liderança.

Competências Técnicas

• Domínio de ferramentas de gestão de agenda, e-mail corporativo e organização documental.

• Boa redação e comunicação formal, escrita e verbal.

• Capacidade de organizar informações complexas de forma simples e acionável.

• Disponibilidade e flexibilidade de horário, compatível com a rotina de um CEO envolvido de ponta a ponta no negócio.

• Postura de parceria genuína: pensa o negócio junto com o CEO, não apenas executa tarefas.

4. O Que Se Espera Desta Posição

Esta não é uma função de retaguarda. É uma posição de confiança próxima ao centro de decisão da empresa, com visibilidade sobre praticamente todas as áreas do negócio. Espera-se que, com o tempo, esta pessoa se torne uma extensão natural do CEO, capaz de representá-lo, filtrar o que chega até ele e manter o ritmo do negócio.